Комиссия собирается по мере поступления заявок, но не чаще одного раза в квартал. Члены комиссии оценивают идею по следующим критериям: 

• Четкость и понятность описания идеи;
• Инновационность идеи;
• Возможность коммерциализации данной идеи и коммерческой перспективы;
• Стоимость, объемы реализации конечного продукта;
• Занятость и др. критерии (в начальный период деятельности) должны подпадать под определение малого предприятия, т.е. соответствовать 209- ФЗ.

Дополнительные критерии оценки и сравнения заявок (при наличии нескольких заявок и их соответствии требованиям, комиссия определяет их приоритетный порядок):

• Срок реализации идеи до выхода на рынок;
• Наличие предпринимательского опыта у заявителя;
• Объем требуемых инвестиций;
• Наличие потенциальных инвесторов и другие.

Итак, человек становится участником программы, что дальше? С каждым индивидуально работает менеджер программы (специалист отдела инноваций).

1. Для участника формируется индивидуальный план работы с указанием сроков выполнения мероприятий плана.

2. Менеджер предоставляет формат бизнес-плана и разъясняет последовательность действий. Работа с участником программы ведется индивидуально в непрерывном режиме. Как правило, один или два раза в неделю (в среднем на подготовку одного раздела БП уходит 9-10 дней). Это может быть и виртуальное общение по e-mail, skype или живое - в бизнес-инкубаторе.

3. по ходу выполнения плановых мероприятий менеджер дает рекомендации участнику программы с указанием срока выполнения, и оценивает результат. Стоит отметить, что трудности, возникающие на начальном этапе проекта у всех разные:

• У кого-то нет понимания об источниках начального финансирования;
• У кого-то есть сомнения по выбору бизнес-модели;
• У кого-то завышенные расчеты по затратной части проекта; 
• Кому-то не хватает предпринимательского опыта, чтобы выделить главное (отсутствие людей, финансов, поиск партнеров, необходимость патентования и т.д.).

4. По мере завершения работы над бизнес-планом начинается подготовка презентации проекта. Практика показывает, что трудности возникают и в корректном преподнесении информации. Зачастую разработчики считают, что самое главное это техническая сторона вопроса, тогда как комиссии интересна больше перспективность проекта с точки зрения его дальнейшей коммерциализации. С этой целью специалист по связям с общественностью бизнес-инкубатора проводит для участников программы мастер-класс, рассказывает о том, как правильно презентовать проект, где расставить акценты и т.д. Разделы презентации: наименование проекта, команда, описание проекта, технико-экономическое обоснование проекта, перспективы развития проекта на 3 года, описание потребности субъекта предпринимательства в услугах бизнес – инкубатора.

5. По итогам двух месяцев менеджер программы готовит отчет о выполнении участником операционного плана и дает оценку, а также проводит другие мероприятия по подготовке проекта к участию в конкурсе на право размещения в бизнес-инкубаторе. Также участнику программы (по мере необходимости) оказываются юридические консультации по регистрации компании и иные консультационные услуги, предоставляется информация о потенциальных источниках финансирования проекта.

Таким образом, результатами программы являются:

1. Зарегистрированная компания;
2. Готовая презентация для конкурсной комиссии, готовый бизнес-план;  
3. Проведена оценка перспективности коммерческой реализации проекта,
4. По итогам участия в программе менеджер дает рекомендации членам конкурсной комиссии по размещению или не размещению компании в бизнес-инкубатор

Программа инкубации

Вторая стадия содействия в развитии проекта  
Цели – создание функционирующего бизнеса, привлечение финансирования в проект, организация взаимодействия с потенциальными заказчиками и партнерами  
Длительность программы – 36 месяцев

Пакет услуг:  

• Предоставление оборудованного офиса в аренду на льготных условиях;
• Индивидуальная работа с координатором проекта;
• Обучение основам предпринимательской деятельности для сотрудников компании в рамках Программы (не менее 72 часов);
• Правовое сопровождение деятельности компании (юридические услуги на бесплатных или льготных условиях);
• Бухгалтерские услуги (на бесплатной или льготной основах): оказание консультационных услуг по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета, кредитования, оказание услуг по составлению бухгалтерской и налоговой отчетности, консультирование по вопросам льгот, предоставляемых органами муниципальной, областной и федеральной власти субъектам инновационного бизнеса;
• Содействие в поиске персонала: размещение информации на официальном сайте бизнес-инкубатора; организация практики студентов технических, инновационных и других специальностей в компаниях-резидентах для дальнейшего трудоустройства;
• Комплекс услуг по проведению деловых мероприятий: аренда конференц-зала для проведения мероприятий любого формата: конференций, круглых столов, деловых совещаний, видеоконференций, корпоративных мероприятий, выставок и церемоний награждения; организация и проведение публичных мероприятий, акций и презентаций по продвижению инновационных продуктов;
• Услуги по продвижению проектов: 
  информирование о проведении различных выставочно-ярмарочных мероприятий как в России, так и за рубежом (участие для резидентов на безвозмездных или льготных условиях); 
• Услуги типографии (на бесплатных или льготных условиях); 
• Содействие в поиске инвесторов: 
  информирование о мерах государственной поддержки инновационных проектов (региональных и федеральных); 
  информирование о проводимых мероприятиях по привлечению средств российских и иностранных инвесторов для реализации инновационных проектов; участие в проведении переговоров между компанией и инвестором; 
• Содействие в преодолении административных барьеров: 
  организация взаимодействия с органами исполнительной власти 
  организация взаимодействия с крупными промышленными предприятиями Калининградской области; посредничество в контактах с потенциальными деловыми партнерами; 
• Услуги по предоставлению парковки: обеспечение круглосуточной охраны и видеомониторинга.  

Данная программа предназначена для инновационных компаний посевной стадии развития, когда уже сформирована бизнес-идея и ядро команды проекта, подтверждаются результаты исследований, ведется подготовка к патентованию, готовится прототип, но проекту требуется оказание содействия в привлечении недостающих интеллектуальных и материально-технических ресурсов, необходимых для развития бизнеса. 

Отбор субъектов малого предпринимательства для участия в Программе инкубации осуществляется на конкурсной основе. Для участия в конкурсе необходимо представить комплект учредительных и бухгалтерских документов, а также бизнес-план или технико-экономическое обоснование проекта. Заявка рассматривается конкурсной комиссией, в состав которой входят представители Правительства Калининградской области, общественных объединений, малого и среднего предпринимательства, торгово-промышленной палаты и ассоциации промышленников и предпринимателей. 

Комиссия собирается по мере поступления заявок, но не чаще одного раза в квартал. Члены комиссии оценивают идею по следующим критериям: 

• наличие у создаваемого продукта или услуги потенциальных конкурентных преимуществ в сравнении с существующими аналогами/конкурентами; 
• наличие у создаваемого продукта или услуги коммерческого потенциала (экономического эффекта), позволяющего получить финансовую отдачу, превосходящую вложенные инвестиции, как минимум, на региональном или на российском/мировой рынке; 
• инженерная часть проекта теоретически реализуема и не противоречит основополагающим принципам; 
• наличие у ключевых участников проекта необходимых навыков и знаний для успешной реализации проекта; 
• наличие объективной потребности субъекта предпринимательства в услугах бизнес – инкубатора; 
• наличие и степень проработки маркетинговой, операционной и финансовой стратегий развития субъекта малого предпринимательства; 
• наличие прогнозируемых изменений финансовых результатов и количества рабочих мест субъекта малого предпринимательства. 

Дополнительные условия участия:

Компания подписывает соглашение о предоставлении отчетности. Ежемесячно предоставляет информацию: по управленческому учету, ежеквартально - копию бухгалтерской и налоговой отчетности.

Итак, пройдя конкурс на размещение в бизнес-инкубаторе, компания получает государственную поддержку в виде оснащенных необходимой мебелью и оргтехникой офисных помещений, предоставляемых на льготных условиях, бесплатного консалтинга и обучающих программ. В свою очередь резиденты должны будут выполнять ряд требований и рекомендаций: своевременно совершать оплату аренды, техобслуживания и связи, своевременно предоставлять отчетность о деятельности компании, принимать участие в организуемых бизнес-инкубатором мероприятиях (семинары, тренинги, обучение), выполнять рекомендации по развитию бизнеса, данные администрацией бизнес-инкубатора.

Для бизнес-инкубатора важно индивидуально работать с каждой компанией и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Для этого за компанией, прошедшей конкурсный отбор, закрепляется куратор проекта из числа сотрудников отдела инноваций бизнес-инкубатора МОИ. С целью обеспечения возможности формирования куратором выводов о развитии проекта и последующего определения необходимого вида господдержки (вида консалтинга, обучения и т.д.) для компании, а также для оценки эффективности проводимых бизнес-инкубатором мероприятий, разработана единая и универсальная система формирования аналитической отчетности на основе управленческих и финансовых данных резидента.

Однако, начинающие предприниматели, как правило, не имеют навыков ведения управленческого и финансового учета деятельности организации. Именно поэтому система отчетности, разработанная специалистами бизнес-инкубатора может являться универсальным инструментом для принятия эффективных управленческих решений не только куратором, но и непосредственным руководителем компании-резидента.

В условиях большого количества бизнес-процессов начинающим предпринимателям сложно соблюдать основные принципы развития проекта, тем более инновационного. Необходимость добиваться выполнения параметров заранее намеченного стратегического плана – один из важнейших принципов успешного развития проекта и компании. Поэтому первичным документом, на основе которого определяется стратегия развития компании и фиксируется в отчетных формах бизнес-инкубатора является бизнес-план, с которым компания участвует в конкурсном отборе.

Итак, согласно подписываемому Соглашению, каждая компания-резидент ежемесячно обязана сдавать отчетность, отражающую данные оперативного планирования на год и фактических абсолютных показателей за каждый месяц по статьям: НИОКР, покупка компонентов и оборудования, реклама и продвижение, персонал, инвестиции, продажи. В течение первого года деятельности компания-резидент не имеет права изменять прогнозные показатели проекта. Во второй и третий год Программы инкубации принятая стратегия развития компании-резидента и плановые показатели ее деятельности принимаются в начале года и отражаются в отчете в плановой части, что также не подлежит изменению в течение года без согласования этих изменений с администрацией бизнес-инкубатора.

Куратор проекта от бизнес-инкубатора ежемесячно отслеживает динамику показателей компании. В случае выявления критических отклонений (более 50%) куратор проводит собеседование с руководителем проекта, совместно выявляя ключевые проблемы и задачи компании. По итогам собеседования куратор формирует рекомендации по преодолению возникших проблем.

В 80% случаев начинающие инновационные компании сталкиваются со схожими проблемами, поэтому рекомендации куратора часто носят типовой характер. За весь период деятельности бизнес-инкубатора накоплена практическая база рекомендаций по преодолению проблем начинающих инновационных компаний. 

В случае возникновения нестандартных проблем, формируется рабочая группа из представителей администрации бизнес-инкубатора, руководителей компаний-резидентов, сторонних экспертов, которая совместно вырабатывает пути их преодоления.